Aufgaben geregelt bekommen: Das iPad als Zentrale des Organisiertseins

Es gibt viel zu tun. Das merke ich jeden Tag an der Hochschule, zuhause und unterwegs. Dinge, die zu erledigen sind und Dinge, an die zu denken ist, zirkulieren in meinem Geist und verlangen in unterschiedlichem Maß Aufmerksamkeit. Längst ist mir klar geworden, dass das Anfertigen von abzuarbeitenden To Do-Listen eine völlig unzulängliche Umgangsweise darstellt, um diesen Dingen und den sich aufdrängenden Gedanken Herr zu werden. Nachdem mir nun auch im Urlaub die Arbeit hinterherläuft merke ich, dass ich etwas ändern muss, um all diese zu erledigenden Dinge aus meinem Kopf und meinem Geist zu bekommen.

Schon seit längerem begegnet mir an unterschiedlichen Stellen das Verfahren Getting Things Done (GTD) von David Allen. Jetzt habe ich meine Abwesenheitsurlaubswoche in Kiel genutzt, mich mit seiner Idee näher zu befassen als lediglich vermittelt durch YouTube-Videos und Blogeinträge. Dazu habe ich mir sein Buch Wie ich die Dinge geregelt kriege als E-Book gekauft, mit dem ich mich seit den letzten Tagen nun vertieft beschäftige.

In seinen Ausführungen macht Allen bewusst keine Aussagen oder gibt gar Empfehlungen zu bestimmten Programmen bzw. Apps, die für das GTD-Verfahren besonders geeignet sind. Das finde ich nachvollziehbar und regt mich vielmehr an zu schauen, wie ich die mit dem Verfahren verbundene Arbeitsweise über die von mir sowieso benutzten Apps umsetzen kann. Dabei ist mir deutlich geworden, dass gerade hierbei die Idee des #ipadonly besonders sinnvoll und effizient sein kann. Durch die Nutzung lediglich eines einzigen digitalen Gerätes sind alle aufgaben- und auch terminbezogenen Dinge an einem einzigen Ort gebündelt und somit auch auffindbar: Im iPad eben.

Für meine Arbeitsweise (workflow) stellen sich folgende von mir bereits lange und oft genutzte Apps als bedeutsam heraus, um meine Aufgaben mit Hilfe des GTD-Verfahrens geregelt zu bekommen:

  • Informant 5: App zur Verwaltung von Terminen, Aufgaben, Notizen und Kontakten
  • OneNote: App zum Anfertigen und Verwalten von Notizen
  • OneDrive / ownCloud: Clouddienste zum Ablegen und Verwalten von Dateien

Wie nutze ich nun diese Apps im Sinne des Verfahrens von Getting Things Done? Zunächst einmal vergegenwärtigen wir uns dazu die fünf Stufen, die Allen als den „Kern meiner Lehre, wie man zum Meister in der Kunst der gelassenen und kontrollierten Wissensarbeit wird“ beschreibt (ALLEN 2015).

1 Wir sammeln alles, was unsere Aufmerksamkeit erfordert, 2 verarbeiten, was das bedeutet, und 3 organisieren die Ergebnisse, die wir 4 als Optionen für das durchsehen, was wir 5 zu erledigen beschließen. Daraus ergibt sich die Steuerung des ‚horizontalen‘ Aspekts unseres Lebens – hier wird alles einbezogen, was irgendwann unsere Aufmerksamkeit einfordert.

ALLEN 2015

Das Flussdiagramm von René Weber im Wikipedia-Artikel zum GTD-Verfahren fasst diese fünf Stufen übersichtlich zusammen.

GTD-Arbeitsablauf (Quelle: René Weber / Wikipedia)

1) Sammeln
In dieser ersten Stufe gilt es, alles Unerledigte und Unabgeschlossene zu sammeln. Das können Briefe und E-Mails sein, Dokumente und Zeitschriften, sprich alle physischen und digitalen Sachen, die es zu bearbeiten und zu erledigen gilt, an die man unbedingt denken will oder muss. Ziel ist es, den Kopf davon zu befreien. Das alles landet deshalb in einen Eingang, wofür ich die App Informant 5 verwende. Dort kann ich Aufgaben erstellen, die zunächst einmal im Posteingang abgelegt werden. Hier bemühe ich mich, die Aufgabe so konkret wie möglich als Handlung zu formulieren. Personen, die damit in Verbindung stehen, kann ich als Kontakte bereits hinzufügen.
E-Mails, die den Anlass oder die Basis einer Handlung darstellen, leite ich an eine spezielle E-Mailadresse an das Synchronisierungssystem der Informant-App weiter, so dass der Mailtext automatisch als Kommentar in einer neuen Aufgabe im Posteingang der App erscheint.
Papiere scanne ich ein, um sie in digitaler Form ablegen zu können und auf dem iPad rasch zur Verfügung zu haben. An der Hochschule nutze ich hierfür die gut ausgestatteten Druck-Kopier-Scan-Geräte, die mir das Eingescannte per Mail zusenden; zuhause habe ich ein All-in-one-Gerät mit Einzeleinzugsscanner, womit ich per Druckerapp eingescannte Dokumente direkt auf das iPad bekomme.

2) Verarbeiten
In diesem Schritt werden die im Eingang gesammelten Sachen nacheinander genauer betrachtet. Die Frage ist jeweils: „Worum handelt es sich?“ und es ist zu schauen, ob etwas unternommen werden kann. Ist dies der Fall, lautet die Folgefrage: „Was ist der nächste Schritt?“. Hier wird die handlungsorientierte Formulierung der Aufgabe bedeutsam. Und im Editorfenster kann ich der Aufgabe eine Aktion zuweisen, die „Nächster Schritt“ heißt. Somit ist klar, dass diese Aufgabe bedeutsam ist, um die Sache voranzubringen. Wenn für das Erledigen weniger als zwei Minuten erforderlich sind, soll die Sache sofort erledigt werden. Ansonsten wird die Aufgabe auf einen bestimmten Termin verschoben. Oder aber delegiert, weil sie bei jemand anderem fachlich-sachlich besser aufgehoben ist.

3) Organisieren
Dieser dritte Schritt geht meines Erachtens mit dem vorherigen Schritt des Verarbeitens Hand in Hand. Habe ich festgestellt, dass in der jeweiligen Sache nichts zu unternehmen ist, kann ich die Aufgabe löschen. Ich kann sie aber auch in eine Liste „Vielleicht/irgendwann“ verschieben oder als sog. Referenzmaterial an anderer Stelle abspeichern. Dies kann als Notiz in einem OneNote-Notizbuch geschehen. Oder mit der Sache verbundene Dateien/Scans speichere ich auf meinem OneDrive-Laufwerk (private Dateien) bzw. auf dem dienstlichen ownCloud-Laufwerk. Auf diese Weise geht die jeweilige Sache und die damit verbundenen Gedanken bzw. Dokumente nicht verloren.
Der Schritt des Organisierens beinhaltet auch eine Betrachtung, ob für das Erledigen mehr als zwei Schritte notwendig sind. Wenn dies der Fall ist, empfiehlt Allen, für die Sache ein Projekt zu formulieren/anzulegen, um die zu erledigenden Schritte thematisch zu bündeln. Beim regelmäßigen Durchsehen der Projektlisten kann ich schauen, was noch zu tun ist, welches der jeweils nächste Schritt in der Sache / im Projekt ist. Für die Konturierung eines solchen Projektes durch die Sammlung der damit verbundenen Aufgaben nutze ich gerne die OneNote-App; dort zeichne ich dann gerne mit dem Apple Pencil Mindmaps oder andere Strukturen.
Habe ich die Sache nicht gleich erledigen können und delegiert (s.o.), vermerke ich im Editorfenster der Aufgabe ggf. die Aktion „Warten“. Es kann ja sein, dass ich für das Erledigen einer nächsten Aufgabe das Ergebnis der delegierten Sache benötige. Durch den Vermerk werde ich beim Durchschauen der Aufgaben daran erinnert, dass ich auf eben dieses Ergebnis warte. Meistens verschiebe ich allerdings die Sachen, die nicht gleich erledigt werden können. Zum einen kann ich im Editorfenster einen bestimmten Erledigungstag angeben, so dass die Aufgabe am entsprechenden Tag im Kalender angezeigt wird. Es ist aber auch möglich, die Aufgabe in eine Liste der Nächsten Schritte zu verschieben; diese Liste sammelt alles, was so bald wie möglich erledigt werden soll.

4) Durchsehen
Um den Überblick zu behalten und um das System aktuell zu halten, ist ein regelmäßiges Durchsehen des Eingangs und der Aufgaben notwendig. Es wird empfohlen, einmal in der Woche alles durchzusehen, zu überprüfen und zu aktualisieren. Für diesen Zweck bietet die Informant-App bereits einige Rubriken, mit denen ein schneller Überblick bspw. über alle Projekte und nächsten Schritte möglich ist. Sogenannte Smart Filter können eingerichtet werden, um die Aufgaben nach weiteren spezifische Aspekten filtern und anzeigen zu lassen. Ich habe hier Filter eingerichtet für die Aufgaben, denen ich den Status Warten gegeben und die ich in eine Liste Vielleicht/irgendwann sortiert habe. Auch habe ich einzelnen Aufgaben sog. Kontexte zugewiesen, in denen sie gut erledigt werden können. Hier habe ich die Filter zum Anzeigen von Aufgaben eingerichtet, für die ich das iPad benötige oder die mit einem Telefonat verbunden sind.

5) Erledigen
Letztlich muss ich nun tagtäglich entscheiden, welche Aufgaben ich im Rahmen der mir zur Verfügung stehenden Zeit erledigen kann, welche davon besonders wichtig sind und welche ich auch verschieben kann. Ich finde es übrigens sehr entspannend, dass Getting Things Done keine starre und lineare Priorisierung von Aufgaben vorsieht, sondern einer intuitiven Entscheidung das Wort redet.
In der Informant-App sehe ich übersichtlich für den Tag dargestellt, welche Termine und welche terminierten Aufgaben anstehen. Alle weiteren Aufgaben kann ich in der Liste Nächste Schritte einsehen. Auf dieser Grundlage kann ich meine Entscheidungen und Priorisierungen vornehmen.

Liste zur Auswahl von Aktionen in der Informant-App,
nach denen in der Phase des Durchsehens sortiert werden kann
Informant-Editorfenster zum Erstellen bzw. Ändern von Aufgaben

Mit dem Workflow, den ich auf diese Weise mit den Apps – vor allem mit Informant 5 – auf meinem iPad realisieren kann, bin ich nicht darauf angewiesen, auf andere Computer zuzugreifen und dort etwas zu erledigen. Die Apps stehen zwar auch für den Mac zur Verfügung. Aber wozu sollte ich eine Aufsplittung der Aufgabenorganisation auf mehrere digitale Geräte oder gar ein paralleles Arbeiten auf ihnen vornehmen? Es ist für mich viel vorteilhafter, alles immer an einem physischen Ort und in der vertrauten (App-)Arbeitsumgebung vorzufinden, es sicher abgelegt zu wissen.

An dieser Stelle will ich noch betonen, dass ich erst angefangen habe, mit dem Verfahren Getting Things Done zu arbeiten. Ich versuche gerade, es tiefer zu verstehen, die Methode zu durchdringen und mich darin einzuüben. Die oben geschilderte Vorgehensweise ist deshalb einerseits neu, andererseits beinhaltet sie auch Aspekte, die ich schon länger so mache. Das systematische Umgehen mit dem Aufgaben-Teil der Informant-App ist jedenfalls das Neue, das ich gerade entdecke.
Am GTD-Verfahren finde ich darüber hinaus sympathisch, dass es eine generelle Haltung zum Umgang mit den zu erledigenden Dingen postuliert und keine technizistische Manualisierung vornimmt. Technik und Apps stellen lediglich Ressourcen dar, um die fünf Stufen zu durchlaufen. Was zu einem persönlich am besten passt, muss jeder letztlich selber ausprobieren und feststellen.

Wenn ich etwas mehr Erfahrung in der Anwendung des Getting Things Done-Verfahrens in Verbindung mit meinen iPad-Apps gesammelt habe, werde ich hier darüber berichten.

Literatur
David Allen (2015): Wie ich die Dinge geregelt kriege.
Übersetzung aus dem Amerikanischen von Helmut Reuter.
München/Berlin: Pieper Verlag. ISBN: 978-3-492-97231-4

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