Vom Papier zur Datei: Mein Umgang mit eingehenden Papieren

Der Weg zum papierlosen Büro ist ein langwieriger, verschlungener und steiniger Pfad. Wenn ich mir anschaue, wie ich in meinem Büro an der Hochschule und in meiner Wohnung mit dem stetigen Papierfluss umgehe, würde ich mich zumindest auf dem Weg zum papierarmen Arbeiten sehen. Ich versuche jedenfalls, die tägliche Papierflut deutlich zu reduzieren. Dies gelingt mir einerseits dadurch, dass ich erst gar kein Papier verwende, z.B. für das Verfassen von Notizen, Mitschriften und Nachrichten. Andererseits wird Papier, das mich beispielsweise in Form von Skripten, Formularen oder Briefen erreicht, digitalisiert und die physische Form – wenn rechtlich möglich – vernichtet. Mein iPad Pro hilft mir im Verbund mit Apps und Clouddiensten dabei ungemein.

Erster Schritt: Das Papier kommt herein

Eingehende Papiere landen bei mir zunächst in einem Posteingang, sowohl im Büro als auch zuhause. Wenn ich diesen bearbeite, widme ich mich den einzelnen Dokumenten. Dabei frage ich mich – entsprechend des Verfahrens Getting Things Done – was der nächste Schritt ist. Wenn ich es sofort erledigen kann, mache ich es sogleich. Das kann dann dazu führen, dass das Dokument gleich seine Schuldigkeit getan hat und entsorgt wird. Oder es wird zur digitalen Aufbewahrung beiseitegelegt. Aufgaben in Verbindung mit anderen Dokumenten, die nicht sogleich erledigt werden können, notiere ich mir zunächst als Aufgaben in meinem Aufgabenplaner und lege sie dann zu den zu digitalisierenden Papieren.

Zweiter Schritt: Das Papier wird eingescannt

An der Hochschule habe ich ein leistungsfähiges Gerät der Firma Canon zur Verfügung, das als Drucker-Kopierer-Scanner-Einheit meine zur Digitalisierung bereitgelegten Papiere verarbeiten kann. Ich scanne über den Vorlageneinzug alle Papiere ein. Diese werden als PDF-Dateien gespeichert und der enthaltene Text wird mittels OCR-Scan auch gleich mit erfasst.
Zuhause geht es etwas schlichter zu. Dort besitze ich das Samsung-Kombinationsgerät Xpress C480FW (mit Laserdrucker und Scanner), das seine Dienste relativ ordentlich verrichtet. Das Einscannen erfolgt auch über einen Vorlageneinzug, was recht bequem ist; allerdings kann dieser Einzug die Papiere nicht doppelseitig einscannen wie das Gerät an der Hochschule. Zum Samsung-Gerät benötige ich noch eine spezielle iPad-App (Samsung Mobile Print), die den Scanprozess durchführt und eine PDF-Datei erstellt (eine recht simpel gehaltene App, sowohl optisch als auch funtional; aber sie tut ihren Dienst). Für den Prozess der Texterkennung (OCR) übergebe ich die Datei an die App Scanbot, die ich inzwischen sehr schätzen gelernt habe und deshalb auch das App-Abonnement abgeschlossen habe..

Dritter Schritt: Das digitalisierte Dokument wird als Datei gespeichert

Im nächsten Schritt kann ich das nunmehr digital vorliegende Papier abspeichern. Für dienstliche Papiere, die ja oftmals personenbezogene Daten beinhalten, nutze ich als Dateispeicherort den hochschuleigenen Clouddienst. Zurzeit ist dies ownCloud. (Leider bietet ownCloud keine dauerhaft stabile Integration der Clientapp in die iPad-eigene Infrastruktur der Dateienapp; nichtsdestoweniger bin ich aus Datensicherheitsgründen gezwungen, damit zu Arbeiten. Der von der IT-Abteilung angestrebte Wechsel zu NextCloud erscheint mir als hoffnungsvoller Lichtblick in dieser Hinsicht.) Die PDF-Dateien mit meinen nunmehr digitalisierten Papieren öffne ich in der Regel mit der App PDF Expert, um sie von dort aus noch einmal zu betrachten, ggf. Anmerkungen einzufügen und einen passenden Dateinamen zu vergeben. Für den Dateinamen nutze ich seit langer Zeit eine einheitliche Benennungsform. Er beginnt mit dem Datum des Dokuments im Format Jahr_Monat_Tag; damit ist eine automatische Sortierung in der Dateienauflistung gewährleistet. Dem Datum folgt der Urheber des Dokuments und durch einen Bindestrich getrennt das Thema bzw. der Titel des Dokuments.
Meine privaten Dokumente speichere ich an einem anderen Ort ab. Habe ich bislang OneDrive als Clouddienst benutzt wegen der guten Integration mit den Office-Apps von Microsoft, gehe ich gerade auf die Nutzung von Dropbox über, das diese Integration auch sehr gut bietet. Zwischenzeitlich probierte ich den iCloud-Drive aus, die Funktionalität empfinde ich aber nicht als ausreichend befriedigend. Die Dateien benenne ich in der gleichen Weise wie meine dienstlichen Dokumente.

Für die Speicherung nutze ich eine Ordnerstruktur im jeweiligen Clouddienst. Es gibt ja vermehrt Stimmen zum papierlosen Büro und zur Arbeit mit dem iPad, die eine solche Vorgehensweise als veraltet und unnütz bezeichnen. Durch die Suchfunktion könne schließlich jedwede gesuchte Datei schnell gefunden werden. Das stimmt, durch die Texterkennung sind entsprechende Dokumente rasch gefunden. Für meinen Überblick ist die Ordnerstruktur dennoch wichtig. Wenn ich beispielsweise zu bestimmten Modulen Lehr- oder Prüfungsdokumente suche, ist der Blick in den entsprechenden Ordner oftmals hilfreicher für mich.

Vierter Schritt: Das papierne Dokument wird entsorgt

Wenn die digitalisierten Papiere abgespeichert sind, ist ihre physische Urgestalt in der Regel nicht mehr notwendigerweise aufzubewahren. Sie kann entsorgt werden. Für alle Dokumente mit besonders schützenswerten personenbezogenen Daten (auch meinen eigenen) nutze ich natürlich eine Form von Aktenvernichtung. An der Hochschule stehen entsprechende Container zur Verfügung, deren gesammelter Inhalt von einer Firma vernichtet werden. Für zuhause habe ich mir den Aktenvernichter Fellowes Powershred 12C angeschafft, der die Zerstückelung für mich übernimmt. Der Rest geht ins Altpapier.

Fünfter Schritt: Die digitalisierten Dokumente nutzen

Die in den Clouddiensten abgespeicherten Dokumente stehen mir nun über das iPad jederzeit zur Verfügung. Da mein iPad nicht nur über eine WLAN-Verbindung mit dem Internet verbunden sein kann, sondern ebenfalls auch über eine Mobilfunkverbindung, habe ich eine örtlich umfassende Zugriffsmöglichkeit. Im Unterschied zu einem normalen PC werden die in der Cloud gespeicherten Daten allerdings nicht automatisch synchronisierend auf dem Speichermedium des iPad abgelegt. Damit bestimmte Inhalte mir auch offline zur Verfügung stehen, habe ich sie auch auf dem iPad selbst abgespeichert. Dies realisiere ich mit der App PDF Expert und lasse bestimmte Ordner automatisch synchronisieren. Diese Möglichkeit nutze ich vor allem für Dokumente, die mit Gremienarbeit an der Hochschule in Verbindung stehen.

Mit dem hier beschriebenen Workflow gelingt es mir schon recht gut, den größten Teil der eingehenden Dokumente nicht mehr als physisch abzulegende Papiere behandeln zu müssen. Die Arbeitsfläche meines Schreibtischs hat sich dadurch deutlich geleert, was ein gutes Gefühl des Aufgeräumtseins bereitet. Zuhause liegt ebenfalls viel weniger Papier herum, das darauf wartet, abgeheftet zu werden. Auch habe ich angefangen, bislang in Aktenordnern schlummernde Dokumente zu digitalisieren und mich ihrer Papierform zu entledigen; meine Gehaltsmitteilungen habe ich inzwischen derart behandelt.

Das iPad nimmt bei diesem Prozess der Transformation des Papiernen in eine digitale Form eine zentrale Stellung ein, ermöglicht es mir doch ein übersichtliches und dabei auch mobilitätsorientiertes Vorgehen.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Diese Website verwendet Akismet, um Spam zu reduzieren. Erfahre mehr darüber, wie deine Kommentardaten verarbeitet werden.