Mit Informant 5 und GTD Termine und Aufgaben auf dem iPad planen

Manchmal habe ich den Eindruck, dass ich mehr Zeit mit dem Planen von Terminen und Aufgaben verbringen muss, als mit der Durchführung der terminierten Arbeiten und dem Bearbeiten der zu erledigenden Dinge. Auch wenn dieser Eindruck sicherlich täuscht, ist das planerische Handeln nichtsdestoweniger wichtiger und auch oftmals herausfordernder Teil meiner Arbeit. Hierfür nutze ich das iPad sozusagen als Planungszentrale. Papierne Kalender und Listen finden sich bei mir nicht mehr. Vielmehr nutze ich mit Informant 5 eine App, die mich beim Planen unterstützt, indem sie mir Kalender und Listen in digitaler Form bietet.

Anforderungen

Nun ist Planen nicht gleich Planen, weil die planenden Menschen und ihre Handlungsfelder unterschiedlich sind. So bestehen individuell unterschiedliche Anforderungen an die Planung unterstützende Apps, beispielsweise

  • an die grafische Gestaltung der unterstützenden App,
  • an die Differenziertheit des Kalendariums,
  • an die Differenziertheit der Aufgabenlisten,
  • an die Möglichkeiten kollaborativen Arbeitens,
  • an die Anbindung an andere Apps bzw. deren Einbindung,
  • an die Möglichkeiten der Synchronisierung mit anderen Geräten oder
  • an die Einbindung eines Zeitmanagementverfahrens.

Diese Anforderungen begründen sich z.B. im Spektrum der Aufgaben, die eine Person zu erledigen hat. Als Forscher und Hochschullehrer habe ich eine bestimmte Palette an Aufgabentypen zu bewältigen. In der Zeit, als ich noch als Krankenpfleger im Krankenhaus gearbeitet habe, waren andere Aufgabentypen zu erledigen. Und während ich es heutzutage mit einer großen Anzahl unterschiedlichester Arten von Terminen und Aufgaben zu tun habe, waren deren Menge und Spannweite damals begrenzter. Insofern kann es sicherlich nicht die eine Planungs-App geben, die für alle das genau Passende bietet.

Um mit dem iPad gut planerisch arbeiten zu können, würde ich für mich folgende Anforderungen formulieren.

  • Termine und Aufgaben sollen in einer App integriert sein, damit ich beides auf einen Blick verfolgen kann.
  • Ich möchte eine gute Monats- und Wochenansicht mit möglichst vollständig lesbaren Texten und Zeitangaben haben.
  • Termine sollten mit Symbolen zu kennzeichnen sein. Grafische Elemente helfen mir, einen schnellen Überblick zu behalten.
  • Die Informationen möchte ich sowohl auf meinem iPad als auch auf meinem iPhone lesen und bearbeiten können, da ich nicht überall und immer mein iPad dabei habe. Die Daten müssen also zwischen den Geräten synchronisiert werden.
  • Die App-Oberfläche sollte optisch modern und ansprechend sein.
  • Es sollte möglich sein, viele Details einzustellen.
  • Die Arbeit mit Aufgaben sollte so gestaltet werden können, dass ich das Getting Things Done-Prinzip anwenden kann.

Diesen Anforderungen wird eine App gerecht, die ich nunmehr schon seit 2013 nutze: Informant 5 (vormals Pocket Informant) von Fanatic Software. Optisch könnte sie inzwischen zwar etwas besser gestaltet sein; mit den Jahren ändern sich ja Sehgewohnheiten, die auch durch die Veränderungen modernen App-Designs geprägt werden. Meine kürzlichen Versuche des Wechsels zu einer grafisch ansprechenderen App (Fantastical) führten jedoch zu der Erkenntnis, dass ein schönes Äußeres reduzierte inhaltliche Möglichkeiten am Ende nicht aufwiegen kann. Und so kehrte ich nicht nur einfach zur gewohnten App mit ihren umfangreichen Features zurück. Vielmehr fühle ich mich bestätigt, mit dem für mich passenden und richtigen Instrument zu arbeiten.

Wie nutze ich nun die App Informant 5?

Termine

Gewöhnlich fallen bei mir in beruflicher Hinsicht Termine an, die in Verbindung mit Lehrveranstaltungen, Gremiensitzungen, Besprechungen, Vorträgen oder Tagungen stehen. Privat sind es vor allem Termine mit meinem Personal Trainer, meiner Friseurin oder mit Freunden sowie Urlaub und Reisen, die festgehalten werden. Wenn ich einen neuen Termin anlege, nutze ich inzwischen einen kleinen Reigen von Symbolen, um die Terminart zu verdeutlichen (z.B. einander zugewandte Köpfe für Besprechungen, ein Megaphon für Lehrveranstaltungen und eine Schere für den Frisiertermin). Beim Anlegen eines Termins können die Details sehr schön festgelegt werden; so ist das Eingeben der Uhrzeit sehr schön über eine gut anzutippende virtuelle Tastatur geregelt.

Beim Anlegen eines neuen Termins habe ich viele Editier-Möglichkeiten.

Aufgaben

Die Aufgaben-Rubrik der App ist sehr detailliert gestaltet. Optisch könnte da zwar mal etwas aufgehübscht werden, strukturell-inhaltlich ist die Darstellung aber sehr gelungen. Mehrere Möglichkeiten des Aufgabenmanagements sind einstellbar; ich habe die GTD-Methode ausgewählt. Entsprechend finde ich auf einer linken Leiste einen Posteingang und kann Übersichten auswählen bezogen auf Projekte, Kontexte und nächste Schritte. Mehrere Filter zeigen die Aufgaben nach unterschiedlichen Kriterien ausgewählt an; z.B. aktive, überfällige, undatierte oder abgeschlossene Aufgaben. Sogenannte Smart Filter bieten die Möglichkeit, nach eigenen Kriterien Aufgaben anzeigen zu lassen. Entsprechend der GTD-Methode sind das bei mir Aufgaben mit dem Status vielleicht/irgendwann oder Aufgaben mit einem spezifischen Kontext (z.B. am iPad bearbeiten, Telefonieren oder anzusprechende Punkte). Die Projektliste kann umfangreich bearbeitet werden durch Zuweisung einer Farbe, einem grundsätzlichen Fälligkeitsdatum oder der Art der Ausführung der nächsten Schritte (parallel, nacheinander).

Die Aufgaben-Ansicht kann durch viele Filter angepasst werden (im Bild oben: „nächste Schritte“, im Bild unten: „Smart Filter „Telefonieren“)

Das Eintragen der Aufgaben erfolgt, der GTD-Methode folgend, bei mir zunächst über ein einfaches Anlegen im Posteingang; dort wird jede neue Aufgabe automatisch abgelegt. Spätestens, wenn ich zum Wochenbeginn meine Aufgaben durchsehe, werden diese bearbeitet. Dabei weise ich sie einem „Projekt“ zu oder der Liste „Aufgaben ohne Projekt“, füge einen Kontext hinzu und lege die Aktion fest, was in der Regel „nächster Schritt“ ist (weshalb ich die Aufgabe möglichst als Handlung formuliere). Ich bemühe mich, ein adäquates Fälligkeitsdatum festzulegen; dies wird dann von der App genutzt, um es an diesem Datum im Kalendarium als fällige Aufgabe anzuzeigen. Erledigte Aufgaben werden im Kalendarium durchgestrichen dargestellt (das habe ich so eingestellt, weil es gut tut, das Erledigte zu sehen).

Eine neue Aufgabe kann ich entsprechend der „Getting Things Done“-Methode erstellen.

Eine schöne Funktion der App ist die Möglichkeit, eine virtuelle E-Mail-Adresse anzulegen. Wenn ich eine E-Mail an diese Adresse weiterleite, erscheint sie in der App als neue Aufgabe; der Betreff der Mail wird als Aufgabentitel verwendet. Der Mailtext erscheint im Kommentarfeld der Aufgabe und steht damit sofort zur Verfügung. Diese Funktion nutze ich gerne, um beispielsweise für die Erarbeitung einer Rückmeldung die zugrunde liegende Anfrage sogleich zur Hand zu haben und nicht erst im Mailverkehr danach suchen zu müssen.

Ansichten

Für die Anzeige meiner Termine nutze ich vor allem die Monatsübersicht, die sehr übersichtlich gestaltet ist. Auf dem Display meines 12,9 Zoll-iPads sieht das richtig gut aus. Ich habe eine Schriftgröße eingestellt, die mir eine möglichst vollständige Anzeige der Termintexte bietet. Auch werden die fälligen oder überfälligen Aufgaben angezeigt; sie passen natürlich oft nicht vollständig in das Tageskästchen. Für einen detaillierteren Überblick über die Woche nutze ich die listenorientierte Wochenansicht. Dort habe ich auch die Aufgaben besser im Blick; sollte die Liste zu lang sein, kann ich sie auch nach oben bewegen. Um morgens einen guten Überblick über den Tag zu bekommen nutze ich die „Fokus-Ansicht“, die mir den aktuellen Tag mit seinen Terminen und Aufgaben anzeigt. Dabei werden die Termine sowohl aufgelistet als auch grafisch im Tagesverlauf dargestellt.

Ansichten: Monat (links), Woche (oben), Tag („Fokus“) (rechts)

Die App Informant 5 bietet noch weitere Möglichkeiten. So können alle im iPad gespeicherten Kontakte auch direkt in der App aufgerufen und bearbeitet werden. Es ist auch möglich, Notizen mit der Tastatur anzufertigen; diese Funktion nutze ich allerdings nicht, da ich hierfür eine eigene App (OneNote) verwende. Und die iPad-App synchronisiert sich mit ihrem iPhone-Pendant automatisch über einen eigenen Synchonisations-Service.

Fazit

Für das Planen von Terminen und Aufgaben ist das iPad mit der für mich passenden App ein ideales Gerät. Gepaart mit einer beherzten Nutzung der Getting Things Done-Methode hat sich nach und nach das Gefühl in mir entwickelt, einen Überblick behalten und mich auf die Planung verlassen zu können. Letztlich habe ich weniger Sorge, etwas zu vergessen.

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