Arbeitsmodus Besprechungen: paperless und ipadonly

Wenn Menschen miteinander arbeiten, geht es nicht ohne sie: Die Besprechungen. Arbeit will geplant, organisiert, reflektiert und überdacht werden. Pläne sind zu entwickeln und weiterzuentwickeln. Dafür wird das gemeinsame Miteinander-Sprechen benötigt. Wenn ich in Besprechungen hineingehe, geschieht das – zumindest von meiner Seite aus – ohne Unterlagen, die ich in Papierform mitbrächte. Und ich gehe auch aus Besprechungen ohne Papier wieder heraus. Das alles funktioniert sehr gut mit dem iPad – und auch ohne die Notwendigkeit, hinterher auf einem anderen Computer irgendetwas nachbearbeiten zu müssen. Eben: iPad only. Wie ich meine Arbeit rund um Besprechungen mit dem iPad organisiere, darum soll es in diesem Beitrag gehen.

In der Regel benötigen Besprechungen Dokumente. Sie bilden die Grundlage für die Besprechungsstruktur und die zu bearbeitenden Besprechungsinhalte.

  • Im Vorfeld gibt es oft eine Einladung mit einer Tagesordnung. Bei formalen Besprechungen an der Hochschule sind solche Einladungen zwingend notwendig, z.B. bei Sitzungen des Fachbereichsrats oder der Senationskommissionen. Noch bis vor wenigen Jahren wurden die Einladungen in Papierform allen Teilnehmenden in die Postfächer zugestellt. Inzwischen erfolgt dies in Form von PDF-Dateien per E-Mail. Die kann ich sehr einfach in einen Ordner im hauseigenen Owncloud-Dienst abspeichern. So habe ich für die verschiedenen Besprechungsformate eigene Ordner angelegt. Die Dateien lege ich inzwischen mit einer einheitlichen Benennung ab: An erster Stelle kommt immer das Datum der Besprechung im Format Jahr_Monat_Tag, so dass die automatische Sortierung das Wiederfinden und Aufrufen erleichtert. Der eigentliche Inhalt (z.B. „Einladung“ oder „Protokoll“) folgt bei der Benennung der Datei dann im Anschluss. Weitere Dokumente, die ich zur Vorbereitung auf eine Besprechung erhalte, werden mir ebenfalls in Dateiform zugestellt, so dass ich sie auf die gleiche Weise im entsprechenden Ordner ablegen kann.
  • Während einer Besprechung werden oftmals Papiere verteilt, die für den Arbeitsprozess in der Sitzung bedeutsam sind. Solche Tischvorlagen dienen nicht nur der Illustration oder als Grundlage für eine Diskussion, sondern ermöglichen gleichzeitig das themengebundene Notieren im relevanten Dokument mit seinen Texten und Abbildungen. Derartige papierne Tischvorlagen benutze ich inzwischen nicht mehr zur Weiterverarbeitung. Vielmehr scanne ich sie mit dem iPad direkt ein und fertige meine Notizen dann mit dem Apple Pencil in der digitalen Version des vorgelegten Dokuments an. Ein Vorteil der erstellten digitalen Dokumentfassung ist die Möglichkeit, in der dann entstandenen Datei bei Bedarf weitere Seiten hinzufügen zu können für ausführlichere Notizen.
    Für das Scannen von Tischvorlagen nutze ich meine übliche PDF-App (PDF Expert). Dort kann ich direkt ein neues Dokument im PDF-Format durch Abfotografieren anlegen. Durch die integrierte Texterkennung (OCR) wird das Dokument auch gleich durchsuchbar. Es wird zunächst in einem zentralen Ablageort der App gespeichert und erhält einen automatisch generierten Namen. Sowohl Dateiname als auch Ablageort kann ich dann bereits während der Besprechung oder im Nachhinein verändern.

Meine eigenen Notizen während einer Besprechung fertige ich auf unterschiedliche Weise an. Dabei kommt es darauf an, inwieweit ich nach der Besprechung mit dem Notierten weiterarbeite. Dementsprechend muss entweder eine eigene Datei vorhanden sein, ist eine Mitschrift bzw. das Aufschreiben eigener Gedanken in der Notizapp ausreichend zum späteren Wiederauffinden oder aber es genügt eine kleine Notiz auf der Tagesordnung bzw. auf einer der Tagesordnungsdatei hinzugefügten Seite. Eine eigene Datei erstelle ich dabei mit Word oder mit PDF Expert und als Notizapp dient mir nach wie vor OneNote.

In jedem Fall fertige ich meine Mitschriften und Notizen handschriftlich an. Das hat insbesondere bei Besprechungen für mich einen sehr intuitiven Charakter, da ich spontan schreiben und zeichnen kann sowie Notiertes und Gezeichnetes hierhin und dorthin verschieben kann. Das handschriftliche Mitschreiben hat meines Erachtens weitere soziale und inhaltliche Vorteile, die einen konstruktiven Besprechungsverlauf unterstützen:

  • Das iPad liegt vor mir auf dem Tisch oder auf meinem Schoß. Somit entsteht keine Sichtbarriere, als welches ein aufgestelltes Tablet oder ein augeklapptes Notebook wahrgenommen werden könnte.
  • Die klackernden Geräusche, die eine Tastatur hervorruft, entstehen durch die Stiftbenutzung nicht.
  • Das handschriftliche Mitschreiben auf dem liegenden iPad wird als natürlich wahrgenommen im Schreib- und Kommunikationsprozess.
  • Es hat einen ungezwungenen Charakter, weil keine Technik berücksichtigt werden muss (insbesondere Formatierung des mit der Tastatur Geschriebenen oder dessen Korrektur).
  • Es ermöglicht eine freie und kreative Seitengestaltung, da Text und Zeichnungen miteinander kombiniert werden können. Auch ist das Verschieben der geschriebenen bzw. gezeichneten Elemente mit dem Stift leicht vorzunehmen, um den Raum des virtuellen Blattes besser zu nutzen.

Im Nachgang von Besprechungen ist es auf diese Weise möglich, auf das Notierte und Mitgeschriebene schnell zuzugreifen, da es systematisch abgelegt wurde und über das iPad jederzeit verfügbar ist. Über die Suchmöglichkeiten ist es darüber hinaus möglich, Dateien nach Namensbestandteilen suchen zu lassen oder aber auch nach den Inhalten, was bei eingescannten Tischvorlagen praktisch ist. Handgeschriebene Notizen lassen sich in der OneNote-App mit der appeigenen Suchfunktion durchsuchen – je nachdem, wie sauber ich geschrieben habe, kann der Algorithmus entsprechende Notizen finden.

Mit dem hier dargestellten Vorgehen sind Besprechungen für mich inzwischen vollständig papierlose Arbeitsprozesse geworden. Dabei werden alle Dokumente und Daten von einem einzigen Gerät generiert, festgehalten und bei Bedarf angezeigt: Meinem iPad Pro.

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